Différences entre versions de « Répartition/Dossier Client Admin »

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Le Dossier client admin est un outil dans lequel vous pouvez regrouper tout vos comptes clients. Cela aidera à la gestion des transports et de la facturation. Cette option doit être restreinte à l'administration. Il y a une section accessible et limitée pour la répartition dans la page de prise d'appel.
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{{Menu}}
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[[Fichier:Sections du dossier client admin.jpeg|thumb|Administration du dossier client]]
  
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Pour vous y rendre, Ouvrez Fraxion. Sélectionner à partir du menu des options, l'option Dossier client admin. Lorsque vous l'ouvrez vous verrez ceci:
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Le Dossier client admin regroupe les comptes clients pour faciliter la gestion des transports et de la facturation. Cette option est réservée à l'administration. Pour la répartition, il y a une section aux options limitées disponible sur la page de prise d'appel.
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[[Fichier:Ouverture de Fraxion.PNG|vignette]]
 
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[[Fichier:Menu Principal.PNG|vignette]]
 
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[[Fichier:Capture Dossier Client Admin.PNG|vignette]]
 
  
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Pour y accéder, ouvrez Fraxion et à partir du menu principal, sélectionner l'option Dossier client admin.
  
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Comme vous voyez il y a plusieurs sections. Il y a en 4 et elles sont toutes importantes. Vous devez tous les remplir pour que le dossier client fonctionne.Tout d'abord commencer par entrer Le nom de vos clients dans le rectangle recherche dans la liste et cliquer sur le +. Une fois le nom de votre client entrer, entrer les informations dans la case 2, sélectionner la disquette pour enregistrer.
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==Sections du dossier client admin==
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La case 2: pour un client individuel, entrer le nom du client, le numéro de contrat du client , une personne contact si besoin, son adresse et son téléphone. Entrer la date de début de contrat ainsi que la fin. Vous pouvez choisir une date jusqu'à 10 ans et plus si vous le désirez. Si votre client est un organisme tel que la S.A.A.Q,l'aide social,C.S.S.T ou toute autre organisme avec plusieurs bénéficiaires, vous devez entrer les informations différemment.
 
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Entrer le nom de l'organisme, le numéro de l'organisme, La personne contact sera en général l'agent de l'organisme. L'adresse, téléphone, fax, extension de l'organisme. Entrer la date de l'ouverture de dossier et une fin très éloignée car il y aura plusieurs bénéficiaires. La case bénéficiaire flexible doit être cocher seulement lorsque vous accepter que des utilisateurs non mentionner au contrat puissent utiliser le contrat comme mode de paiement. Tout les utilisateurs autorisé au contrat seront inscrit dans la case suivante (case 3). La case ne pas inclure dans exportation veut simplement dire que lorsque vous ferez votre exportation de fichier à la fin d'une période donnée ceux que vous aurez cocher cette case n'apparaîtrons pas dans la liste complète. Nous y reviendrons. Terminé par la sauvegarde des renseignements en cliquant sur la disquette.
 
  
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La case 3. Lorsque vous avez un seul client dans le contrat vous devez tout de même compléter cette case. Pour les contrats avec plusieurs utilisateurs vous devez entrer chaque personne autorisée au contrat.Pour ajouter faites-le + et pour sauvegarder la disquette. Si vous voulez enlever un utilisateur du contrat faites-le X.
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'''Veuillez sauvegarder les informations entre chaque étape en cliquant sur l'icône de disquette.'''
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[[Fichier:Scénarios Possibles.PNG|vignette]]
 
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La case 4:Les scénarios autorisés. Lorsque vous cliquer sur le + vous pouvez ajouter une adresse de départ ou de destination. Lorsque vous entrez des adresses précises c'est scénarios seront fixe. Vous pouvez cochez flexible cela permettra de choisir une adresse dans les scénarios autorisé ou que vous entrez. Exemple: Vous partez toujours de la maison mais votre destination flexible parmi plusieurs adresses inscrite au dossier. Vice versa. La case libre le dit, le client peut aller n'importe où comme adresse de destination. Vous pouvez ajouter des commentaires permanents comme le bénéficiaire est aveugle ou a besoin d'aide pour marcher. Ces commentaires seront toujours permanents au dossier à moins que vous les supprimiez vous-même. Vous pouvez également ajouter un commentaire pour la répartition. Exemple: Vérifier que le transport ne soit pas en retard. Dossier crédit mais avec compteur.
 
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Lorsque les courses ont un montant pré-déterminé, vous pouvez l'inscrire dans la case montant de la course.
 
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Lorsque les courses sont au compteur.
 
  
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Veuillez toujours faire la disquette après chaque étape pour sauvegarder l'information.
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'''Section 1:'''
  
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Lorsque vous aurez besoin de facturer vos clients, cliquer sur liste complète. Entrer la période facturable. Sélectionner tout les clients ou le client particulier que vous désirez. Vous avez accès dans ce tableau aux informations suivantes à l'aide de la barre de défilement au bas du rectangle.
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Sert à rechercher un client en particulier. Pour ajouter un nouveau client, écrivez son nom et cliquer sur le + vert en bas à droite. Si vous voulez supprimer un client, le sélectionner et appuyer sur le X rouge en bas à droite.
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Vous avez la date et heure, le numéro de client, entreprise, le nom du client, l'adresse de départ, adresse de destination, une note interne s'il y a lieu, le nom du chauffeur, son pocket, le numéro de voiture, montant du taximètre, montant pourboire, s'il a fait un no-Load ou un blanc, une remarque et finalement le numéro de dossier du client. C'est à se moment là que vous verrez tout les transports des clients effectuer durant la dite période que vous avez sélectionner à l'aide des dates. Vous ne verrez pas les clients que vous avez cocher ne pas inclure dans l'exportation. 
 
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Lorsque vous cliquer sur Exporter, cela se téléchargera sur un fichier excel que vous trouverez dans vos téléchargement et que vous pourrez utiliser pour votre facturation.
 
  
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Afin de voir la partie qui se trouve dans la section répartition cliquer sur le lien suivant:
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'''Section 2:'''
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Cette section indique les informations du client sélectionné. Quand vous ajoutez un nouveau client, il est important de remplir tous les champs des coordonnées du client.
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Dans cette section, il y a aussi d'autres options qui peuvent être nécessaires:
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*Ajouter [[:Fichier:Restricitons dossier client admin.JPG|des restrictions]] pour un client en particulier.
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*En cochant la case «Bénéficiaire flexible» vous pourrez faire en sorte qu'un autre nom que ceux inscrits bénéficie du service).
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*En cochant la case « Ne pas inclure dans l'exportation» , ce client ne sera pas dans le rapport de la facturation.
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*en cochant la case «Génère appel manuel, l'appel restera dans l'écran de la répartition. Vous aurez alors le contrôle sur quel véhicule recevra l'appel.
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*Les cases Début et Fin sont les dates du contrat avec le bénéficiaires.
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'''Section 3:'''
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Montre les bénéficiaire du contrat sélectionné.
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'''Section 4:'''
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Montre tous les scénarios autorisés pour le bénéficiaire sélectionné.
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'''Section 5:'''  Ajouter des scénarios autorisés.
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*Cliquer sur le plus vert
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*Inscrire le numéro civique et le nom  de la rue. Choisir la bonne adresse et faire de crochet vert en bas à droite.
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[[Fichier:Ajout d'adresses scénarios.JPG|400px]]
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Lorsque vous entrez un départ et une destination précises, le scénarios sera fixe.
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Cependant, si la case ''flexible'' est cochée, cela fera en sorte que seulement une adresse est fixe. Par exemple, vous partez toujours de la maison, mais votre destination peut être flexible parmi les adresses inscrites au dossier. Le contraire est également possible.
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Si la case libre est cochée dans la destination, le client peut aller n'importe où.
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'''Section 6:'''  Commentaires
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*Commentaires permanents: Ces commentaires seront permanents et visibles dans la tablettes des chauffeurs.
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*Commentaires pour la répartition: Ces commentaires sont seulement visibles pour la répartition. Les chauffeurs ne voient pas ces commentaires dans la tablette.
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'''Section 7:'''  Montants
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Lorsque les courses ont un montant prédéterminé, vous pouvez l'inscrire dans la case montant de la course.
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Le montant affiché dans la voiture sera le montant qui sera affiché dans la tablette pour le chauffeur.
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Cette section est surtout utile lorsque vous avez une entente avec le client.
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==Facturation==
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Lors de la facturation, cliquer sur liste complète et entrer la période facturable.
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[[Fichier:Liste complète facturation dossier client admin.jpeg|1500px]]
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Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs clients. Dans ce tableau, la barre de défilement du bas vous permet d'accéder à plusieurs informations telles que la date, l'heure, le numéro de client, l'entreprise, le nom du client, etc. C'est aussi à cet endroit que vous apercevrez tous les transports effectués durant la période sélectionnée. 
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Pour télécharger le document en format Excel, cliqué sur ''exporter'' et il sera sauvegardé dans votre fichier téléchargement.                                                     
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<noinclude>
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{{Palette Guides}}
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</noinclude>

Version actuelle datée du 16 septembre 2023 à 13:01

Gnome-video-display.svg
Répartition 		Tablet-without-button.svg
Tablettes 		Gnome-preferences-desktop-accessibility.svg
Transport Adapté 		Gnome-system-users2.svg
Transport Collectif 		Gnome-emblem-favorite.svg
Transport Médical
Répartition des appels • Réception des appels • Tableau accrochage • Dossier chauffeur • Gestion utilisateurs • Zonage de rue • Zonage sur carte • Raccourci commerce • Recherche complète • Trace GPS • Configuration SIV • Postes spéciaux • Céduleur • Dossier Client Admin • Transport collectif • Statistiques rapports • Mémo véhicule(s) • Gestionnaire des tâches


Administration du dossier client

Le Dossier client admin regroupe les comptes clients pour faciliter la gestion des transports et de la facturation. Cette option est réservée à l'administration. Pour la répartition, il y a une section aux options limitées disponible sur la page de prise d'appel.

Pour y accéder, ouvrez Fraxion et à partir du menu principal, sélectionner l'option Dossier client admin.

Sections du dossier client admin

Veuillez sauvegarder les informations entre chaque étape en cliquant sur l'icône de disquette.

Section 1:

Sert à rechercher un client en particulier. Pour ajouter un nouveau client, écrivez son nom et cliquer sur le + vert en bas à droite. Si vous voulez supprimer un client, le sélectionner et appuyer sur le X rouge en bas à droite.

Section 2:

Cette section indique les informations du client sélectionné. Quand vous ajoutez un nouveau client, il est important de remplir tous les champs des coordonnées du client. Dans cette section, il y a aussi d'autres options qui peuvent être nécessaires:

  • Ajouter des restrictions pour un client en particulier.
  • En cochant la case «Bénéficiaire flexible» vous pourrez faire en sorte qu'un autre nom que ceux inscrits bénéficie du service).
  • En cochant la case « Ne pas inclure dans l'exportation» , ce client ne sera pas dans le rapport de la facturation.
  • en cochant la case «Génère appel manuel, l'appel restera dans l'écran de la répartition. Vous aurez alors le contrôle sur quel véhicule recevra l'appel.
  • Les cases Début et Fin sont les dates du contrat avec le bénéficiaires.

Section 3: Montre les bénéficiaire du contrat sélectionné.

Section 4: Montre tous les scénarios autorisés pour le bénéficiaire sélectionné.

Section 5: Ajouter des scénarios autorisés.

  • Cliquer sur le plus vert
  • Inscrire le numéro civique et le nom de la rue. Choisir la bonne adresse et faire de crochet vert en bas à droite.

Ajout d'adresses scénarios.JPG

Lorsque vous entrez un départ et une destination précises, le scénarios sera fixe.

Cependant, si la case flexible est cochée, cela fera en sorte que seulement une adresse est fixe. Par exemple, vous partez toujours de la maison, mais votre destination peut être flexible parmi les adresses inscrites au dossier. Le contraire est également possible.

Si la case libre est cochée dans la destination, le client peut aller n'importe où.

Section 6: Commentaires

  • Commentaires permanents: Ces commentaires seront permanents et visibles dans la tablettes des chauffeurs.
  • Commentaires pour la répartition: Ces commentaires sont seulement visibles pour la répartition. Les chauffeurs ne voient pas ces commentaires dans la tablette.

Section 7: Montants

Lorsque les courses ont un montant prédéterminé, vous pouvez l'inscrire dans la case montant de la course. Le montant affiché dans la voiture sera le montant qui sera affiché dans la tablette pour le chauffeur. Cette section est surtout utile lorsque vous avez une entente avec le client.

Facturation

Lors de la facturation, cliquer sur liste complète et entrer la période facturable.

Liste complète facturation dossier client admin.jpeg

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs clients. Dans ce tableau, la barre de défilement du bas vous permet d'accéder à plusieurs informations telles que la date, l'heure, le numéro de client, l'entreprise, le nom du client, etc. C'est aussi à cet endroit que vous apercevrez tous les transports effectués durant la période sélectionnée. Pour télécharger le document en format Excel, cliqué sur exporter et il sera sauvegardé dans votre fichier téléchargement.


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